Guide Éducatif

Documents Juridiques Obligatoires Entreprise : Checklist 2025

Liste complète des documents juridiques obligatoires pour votre entreprise. Checklist gratuite à télécharger pour ne rien oublier.

Conformité garantie
Lecture : 8 min
Conseils d'experts

Documents Juridiques Obligatoires Entreprise : Checklist 2025

Créer une entreprise sans connaître ses obligations juridiques, c'est comme partir en voyage sans passeport ! 96% des entrepreneurs oublient au moins un document obligatoire lors de leur création d'entreprise.

Cette checklist complète va vous éviter les mauvaises surprises et les amendes salées ! 📋

Documents obligatoires AVANT la création

1. Statuts de société (si création de société)

Obligatoire pour : SARL, SAS, SASU, EURL, SA... Contenu minimum :

  • Dénomination sociale
  • Objet social détaillé
  • Siège social
  • Capital social et répartition
  • Durée de la société (99 ans max)
  • Organes de direction

💡 Bon à savoir : Les statuts sur-mesure coûtent entre 1 500€ et 3 000€ chez un avocat !

2. Annonce légale (sociétés)

Délai : Dans les 30 jours suivant la signature des statuts Contenu : Informations de la société (forme, capital, siège...) Coût : Entre 150€ et 300€ selon le département

3. Justificatifs de domiciliation

  • Bail commercial ou contrat de domiciliation

  • Justificatif du siège social

  • Autorisation du propriétaire (si domicile personnel)

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Documents d'immatriculation obligatoires

4. Formulaire de création

Selon votre statut :

  • P0 CMB : Commerçants, sociétés commerciales
  • P0 PL : Professions libérales
  • P0 MICRO : Micro-entreprises

5. Justificatifs d'identité

  • Pièce d'identité du ou des dirigeants
  • Justificatif de domicile récent
  • Casier judiciaire (si demandé)

6. Justificatifs professionnels

Si activité réglementée :

  • Diplômes, qualifications
  • Autorisations administratives
  • Assurances professionnelles obligatoires

Documents comptables obligatoires

7. Livre-journal (toutes entreprises)

Contenu : Enregistrement chronologique des opérations Conservation : 10 ans minimum Support : Papier ou numérique (avec signature électronique)

8. Grand livre (sociétés)

Contenu : Comptes de la comptabilité générale Mise à jour : Au moins annuelle

9. Livre d'inventaire (sociétés)

Contenu : Inventaire annuel détaillé Éléments : Actifs, passifs, stocks, créances...

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Documents sociaux obligatoires

10. Registre du personnel

Obligatoire dès : Le 1er salarié Contenu :

  • État civil complet
  • Nationalité
  • Dates d'embauche/départ
  • Emplois successifs
  • Salaires

11. Contrats de travail

Obligatoires pour :

  • CDD
  • Temps partiel
  • Travail temporaire
  • Recommandés : CDI temps plein

12. Bulletins de paie

Conservation : 5 ans (salarié) / 50 ans (employeur) Mentions obligatoires : 52 mentions légales !

Documents RGPD obligatoires

13. Politique de confidentialité

Obligatoire si : Collecte de données personnelles (email, nom...) Contenu :

  • Finalités du traitement
  • Base légale
  • Durée de conservation
  • Droits des personnes

14. Registre des traitements

Obligatoire si :

  • Plus de 250 salariés

  • OU données sensibles

  • OU traitements à risque élevé

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Documents spécifiques e-commerce

15. Conditions Générales de Vente (CGV)

Obligatoires pour toute vente Contenu minimum :

  • Caractéristiques des produits
  • Prix TTC
  • Frais de livraison
  • Délais de livraison
  • Droit de rétractation

16. Mentions légales

Sur le site web :

  • Identification de l'entreprise
  • Directeur de publication
  • Hébergeur du site
  • Numéro de TVA

Documents fiscaux obligatoires

17. Déclarations TVA

Fréquence selon régime :

  • Mensuelle : > 4 M€ HT
  • Trimestrielle : 766k€ à 4 M€ HT
  • Annuelle : < 766k€ HT

18. Liasse fiscale (sociétés)

Contenu :

  • Bilan comptable

  • Compte de résultat

  • Annexes comptables Dépôt : Avant 15 mai (exercice 31/12)

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Checklist par type d'entreprise

📋 Micro-entreprise

Documents minimum :

  • Déclaration de début d'activité
  • Livre des recettes
  • Registre des achats (si vente)
  • Factures conformes
  • Assurance RC Pro (recommandée)

📋 EURL/SARL

Documents obligatoires :

  • Statuts signés
  • Annonce légale
  • Immatriculation RCS
  • Comptabilité complète
  • Assemblée générale annuelle
  • Dépôt des comptes

📋 SAS/SASU

Spécificités en plus :

  • Pacte d'associés (recommandé)
  • Procès-verbaux des décisions
  • Registre des mouvements de titres

Calendrier des obligations

📅 Tous les mois

  • Déclarations sociales (DSN)
  • TVA (si mensuelle)
  • Bulletins de paie

📅 Tous les trimestres

  • TVA (si trimestrielle)
  • Acomptes IS (sociétés)

📅 Tous les ans

  • Liasse fiscale (sociétés)

  • Assemblée générale

  • Dépôt des comptes

  • CFE (Cotisation Foncière des Entreprises)

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Sanctions en cas d'oubli

⚠️ Documents manquants

Amendes courantes :

  • Absence de registre du personnel : 750€
  • Défaut de tenue comptabilité : 500€ à 10 000€
  • Retard dépôt des comptes : 150€ à 1 500€
  • Non-respect RGPD : jusqu'à 20M€ ou 4% CA

📱 Outils pour ne rien oublier

Alertes automatiques :

  • Calendrier des échéances
  • Notifications par email/SMS
  • Tableau de bord centralisé

Génération automatique :

  • Modèles de documents conformes
  • Mise à jour réglementaire
  • Support juridique inclus

Conseils pratiques

💾 Organisation documentaire

  1. Classement par type : Social, fiscal, comptable, juridique
  2. Versions datées : Horodatage des modifications
  3. Sauvegardes : Copies physiques ET numériques
  4. Accès contrôlé : Qui peut voir quoi ?

🔐 Sécurisation

  • Coffre-fort numérique pour les documents sensibles

  • Signatures électroniques certifiées

  • Chiffrement des données confidentielles

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Documents recommandés (non-obligatoires)

📄 Protection juridique

  • Assurance RC professionnelle
  • Conditions générales d'achat
  • Contrats partenaires
  • Règlement intérieur (si > 20 salariés)

📈 Pilotage business

  • Business plan actualisé
  • Tableaux de bord financiers
  • Procédures internes
  • Manuel qualité

Digitalisation : La révolution en cours

📲 Avantages du numérique

  • Gain de temps : Génération automatique
  • Conformité garantie : Mise à jour auto
  • Coûts réduits : -80% vs avocat
  • Accessibilité : 24h/24, partout

🤖 Intelligence artificielle

Les nouveaux outils permettent :

  • Analyse automatique de vos besoins
  • Génération sur-mesure selon votre secteur
  • Vérification de conformité en temps réel

Conclusion

Avoir tous ses documents juridiques en règle, ce n'est plus un casse-tête ! Avec de l'organisation et les bons outils, vous pouvez :

Éviter les amendes et sanctions ✅ Rassurer vos partenaires et clients
Vous concentrer sur votre cœur de métier ✅ Professionnaliser votre image

L'important :

  • Commencez par le minimum légal
  • Automatisez ce qui peut l'être
  • Mettez à jour régulièrement
  • Faites-vous accompagner si besoin

Vos documents juridiques sont la fondation de votre succès entrepreneurial ! 🏗️

Rappel : Cette checklist est indicative. Selon votre secteur d'activité, des documents spécifiques peuvent être requis. N'hésitez pas à consulter un professionnel pour votre situation particulière.

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