Documents Juridiques Obligatoires Entreprise : Checklist 2025
Liste complète des documents juridiques obligatoires pour votre entreprise. Checklist gratuite à télécharger pour ne rien oublier.
Documents Juridiques Obligatoires Entreprise : Checklist 2025
Créer une entreprise sans connaître ses obligations juridiques, c'est comme partir en voyage sans passeport ! 96% des entrepreneurs oublient au moins un document obligatoire lors de leur création d'entreprise.
Cette checklist complète va vous éviter les mauvaises surprises et les amendes salées ! 📋
Documents obligatoires AVANT la création
1. Statuts de société (si création de société)
Obligatoire pour : SARL, SAS, SASU, EURL, SA... Contenu minimum :
- Dénomination sociale
- Objet social détaillé
- Siège social
- Capital social et répartition
- Durée de la société (99 ans max)
- Organes de direction
💡 Bon à savoir : Les statuts sur-mesure coûtent entre 1 500€ et 3 000€ chez un avocat !
2. Annonce légale (sociétés)
Délai : Dans les 30 jours suivant la signature des statuts Contenu : Informations de la société (forme, capital, siège...) Coût : Entre 150€ et 300€ selon le département
3. Justificatifs de domiciliation
Bail commercial ou contrat de domiciliation
Justificatif du siège social
Autorisation du propriétaire (si domicile personnel)
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Documents d'immatriculation obligatoires
4. Formulaire de création
Selon votre statut :
- P0 CMB : Commerçants, sociétés commerciales
- P0 PL : Professions libérales
- P0 MICRO : Micro-entreprises
5. Justificatifs d'identité
- Pièce d'identité du ou des dirigeants
- Justificatif de domicile récent
- Casier judiciaire (si demandé)
6. Justificatifs professionnels
Si activité réglementée :
- Diplômes, qualifications
- Autorisations administratives
- Assurances professionnelles obligatoires
Documents comptables obligatoires
7. Livre-journal (toutes entreprises)
Contenu : Enregistrement chronologique des opérations Conservation : 10 ans minimum Support : Papier ou numérique (avec signature électronique)
8. Grand livre (sociétés)
Contenu : Comptes de la comptabilité générale Mise à jour : Au moins annuelle
9. Livre d'inventaire (sociétés)
Contenu : Inventaire annuel détaillé Éléments : Actifs, passifs, stocks, créances...
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Documents sociaux obligatoires
10. Registre du personnel
Obligatoire dès : Le 1er salarié Contenu :
- État civil complet
- Nationalité
- Dates d'embauche/départ
- Emplois successifs
- Salaires
11. Contrats de travail
Obligatoires pour :
- CDD
- Temps partiel
- Travail temporaire
- Recommandés : CDI temps plein
12. Bulletins de paie
Conservation : 5 ans (salarié) / 50 ans (employeur) Mentions obligatoires : 52 mentions légales !
Documents RGPD obligatoires
13. Politique de confidentialité
Obligatoire si : Collecte de données personnelles (email, nom...) Contenu :
- Finalités du traitement
- Base légale
- Durée de conservation
- Droits des personnes
14. Registre des traitements
Obligatoire si :
Plus de 250 salariés
OU données sensibles
OU traitements à risque élevé
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Documents spécifiques e-commerce
15. Conditions Générales de Vente (CGV)
Obligatoires pour toute vente Contenu minimum :
- Caractéristiques des produits
- Prix TTC
- Frais de livraison
- Délais de livraison
- Droit de rétractation
16. Mentions légales
Sur le site web :
- Identification de l'entreprise
- Directeur de publication
- Hébergeur du site
- Numéro de TVA
Documents fiscaux obligatoires
17. Déclarations TVA
Fréquence selon régime :
- Mensuelle : > 4 M€ HT
- Trimestrielle : 766k€ à 4 M€ HT
- Annuelle : < 766k€ HT
18. Liasse fiscale (sociétés)
Contenu :
Bilan comptable
Compte de résultat
Annexes comptables Dépôt : Avant 15 mai (exercice 31/12)
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Checklist par type d'entreprise
📋 Micro-entreprise
Documents minimum :
- Déclaration de début d'activité
- Livre des recettes
- Registre des achats (si vente)
- Factures conformes
- Assurance RC Pro (recommandée)
📋 EURL/SARL
Documents obligatoires :
- Statuts signés
- Annonce légale
- Immatriculation RCS
- Comptabilité complète
- Assemblée générale annuelle
- Dépôt des comptes
📋 SAS/SASU
Spécificités en plus :
- Pacte d'associés (recommandé)
- Procès-verbaux des décisions
- Registre des mouvements de titres
Calendrier des obligations
📅 Tous les mois
- Déclarations sociales (DSN)
- TVA (si mensuelle)
- Bulletins de paie
📅 Tous les trimestres
- TVA (si trimestrielle)
- Acomptes IS (sociétés)
📅 Tous les ans
Liasse fiscale (sociétés)
Assemblée générale
Dépôt des comptes
CFE (Cotisation Foncière des Entreprises)
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Sanctions en cas d'oubli
⚠️ Documents manquants
Amendes courantes :
- Absence de registre du personnel : 750€
- Défaut de tenue comptabilité : 500€ à 10 000€
- Retard dépôt des comptes : 150€ à 1 500€
- Non-respect RGPD : jusqu'à 20M€ ou 4% CA
📱 Outils pour ne rien oublier
Alertes automatiques :
- Calendrier des échéances
- Notifications par email/SMS
- Tableau de bord centralisé
Génération automatique :
- Modèles de documents conformes
- Mise à jour réglementaire
- Support juridique inclus
Conseils pratiques
💾 Organisation documentaire
- Classement par type : Social, fiscal, comptable, juridique
- Versions datées : Horodatage des modifications
- Sauvegardes : Copies physiques ET numériques
- Accès contrôlé : Qui peut voir quoi ?
🔐 Sécurisation
Coffre-fort numérique pour les documents sensibles
Signatures électroniques certifiées
Chiffrement des données confidentielles
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Documents recommandés (non-obligatoires)
📄 Protection juridique
- Assurance RC professionnelle
- Conditions générales d'achat
- Contrats partenaires
- Règlement intérieur (si > 20 salariés)
📈 Pilotage business
- Business plan actualisé
- Tableaux de bord financiers
- Procédures internes
- Manuel qualité
Digitalisation : La révolution en cours
📲 Avantages du numérique
- Gain de temps : Génération automatique
- Conformité garantie : Mise à jour auto
- Coûts réduits : -80% vs avocat
- Accessibilité : 24h/24, partout
🤖 Intelligence artificielle
Les nouveaux outils permettent :
- Analyse automatique de vos besoins
- Génération sur-mesure selon votre secteur
- Vérification de conformité en temps réel
Conclusion
Avoir tous ses documents juridiques en règle, ce n'est plus un casse-tête ! Avec de l'organisation et les bons outils, vous pouvez :
✅ Éviter les amendes et sanctions
✅ Rassurer vos partenaires et clients
✅ Vous concentrer sur votre cœur de métier
✅ Professionnaliser votre image
L'important :
- Commencez par le minimum légal
- Automatisez ce qui peut l'être
- Mettez à jour régulièrement
- Faites-vous accompagner si besoin
Vos documents juridiques sont la fondation de votre succès entrepreneurial ! 🏗️
Rappel : Cette checklist est indicative. Selon votre secteur d'activité, des documents spécifiques peuvent être requis. N'hésitez pas à consulter un professionnel pour votre situation particulière.
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